Nicht jedem geht alles ganz so einfach von der Hand. Vielleicht haben auch Sie Ihre liebe Not mit Präsentationen oder stehen gar auf Kriegsfuß mit PowerPoint & Co. Dabei ist es eigentlich gar nicht so schwer, eine gute Präsentation zu erstellen. Versuchen Sie, bei Ihrer nächsten Präsentation die folgenden Praxistipps umzusetzen:
Datenschutz-Präsentation: Mit der richtigen Vorbereitung zum Erfolg
Wenn Sie eine Präsentation erstellen wollen, sollten Sie zur Vorbereitung ein Brainstorming mit sich selbst machen. Notieren Sie sich am besten alles auf einem Blatt Papier, was Ihnen zum zu präsentierenden Thema, zu der Präsentation an sich und zur Zielgruppe einfällt.
Hier gibt es keine Denkverbote: Alles, was Ihnen zur Datenschutz-Präsentation für Mitarbeiter einfällt, ist notierenswert. Ob es wichtig bzw. relevant ist, können Sie später bewerten.
Stellen Sie sich vor Ihrer Datenschutz-Präsentation Fragen wie beispielsweise folgende:
• Welches Schwerpunktthema soll meine Präsentation behandeln?
• Welche Themen muss und welche kann ich ansprechen?
• Vor wem werde ich sprechen?
• Wie viele Personen werden meiner Präsentation folgen?
• Welche Sprache verstehen meine Zuhörer?
• Wie sehr will ich meine Zuhörerschaft in meinen Vortrag einbinden?
• Soll es zu meinem Vortrag noch begleitende (Hintergrund-)Informationen geben?
• Wie steht es um die Rahmenbedingungen meiner Präsentation (z. B. Raum, Technik)?
Beginnen Sie Ihre Datenschutz-Präsentation mit Kernbotschaften
Mancher sitzt vor einer leeren Präsentation und fragt sich: „Wie fang ich nur an?“ Ganz einfach: Um Struktur in Ihre noch leere Präsentation zu bringen, sollten Sie diese durch Ihre Kernbotschaften strukturieren. Idealerweise verwenden Sie hierzu das jeweilige Schlagwort oder eine kurze Aussage.
Diese schreiben Sie nicht alle auf eine Folie, sondern verwenden sie jeweils einzeln als thementrennende Zwischenüberschriften. Dies macht Ihre Präsentation nicht nur übersichtlicher, weil auch Ihre späteren Teilnehmer leichter nachvollziehen können, was Sie im Folgenden thematisieren werden. Es verschafft Ihnen auch mehr Übersicht und eine kleine Verschnaufpause, bevor Sie in das nächste Thema einsteigen. Selbst wenige Sekunden reichen, sodass Sie sich während der Datenschutz-Präsentation im Unternehmen auf das neue Thema konzentrieren können.
Datenschutz-Präsentation erstellen: Orientieren Sie sich an der Zielgruppe
Wichtig ist auch, dass Sie sich vor Augen führen, für wen Sie die Präsentation erstellen. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Folien so gestalten, dass Ihre Zielgruppe Ihren Ausführungen folgen kann und nicht überfordert wird. Eine Präsentation für die Unternehmensleitung oder die Rechtsabteilung kann ganz anders aussehen als eine grundlegende Information zur Datenschutz-Grundverordnung für Beschäftigte in der Administration. Bombardieren Sie die Zielgruppe mit Fachbegriffen, Paragrafen oder gar Gesetzeszitaten, wird man das Gesagte eher nicht verstehen und erst recht nicht verinnerlichen.
Achtung: Ihre Zielgruppe bestimmt auch den inhaltlichen Aufbau Ihrer Präsentation. Eine Präsentation für das Management kann sich kurz und knapp auf das Wesentliche beschränken. Wollen Sie jedoch den Mitarbeitern den Datenschutz nahebringen, sind nackte Zahlen, Daten und Fakten zu wenig. Setzen Sie bei dieser Zielgruppe auf praxisnahe Beispiele. Planen Sie in Ihre Datenschutz-Präsentation auch Bausteine mit ein, bei denen die Teilnehmer eigene Erfahrungen schildern oder Fragen stellen können.
Betrachten Sie Ihre Datenschutz-Präsentation aus einem anderen Blickwinkel
Bevor Sie Ihre Präsentation vor „Live-Publikum“ halten, sollten Sie die Wirkung Ihrer Folien und Worte vorab getestet haben. Versetzen Sie sich in die Sichtweise einer Person, die von den von Ihnen präsentierten Themen noch nie etwas gehört hat. Fragen Sie sich, ob Ihre Inhalte in Ihrer Datenschutz-Präsentation so vermittelt werden, dass keine Fragen offen bleiben. Passen notwendige Erläuterungen nicht auf die Folien, können Sie beispielsweise in PowerPoint bei der jeweiligen Folie Notizen machen. Drucken Sie dann die Folien als „Notizseiten“ aus, hat Ihr Teilnehmer nicht nur viel Platz für eigene Anmerkungen, Ihre weiterführenden Hinweise werden ebenfalls ausgegeben.
Eine erfolgreiche Datenschutz-Präsentation – schlicht und professionell
Auch wenn gerade neuere Präsentations-Softwareversionen immer ausgefeiltere Möglichkeiten für Folienwechsel, Textdarstellung und Multimediaeinbindung bieten, sollten Sie stets bedenken, dass dies nur bei wenigen Zuschauern für Begeisterung sorgen dürfte. Einfliegende Folien, im Schreibmaschinenstil erscheinender Text oder die Untermalung der Präsentation mit (Applaus-) Geräuschen, sorgen meist für Folgendes: Die einen lachen über die schlecht gemachte Präsentation, und die anderen sind total genervt. Auch Videos können schnell zum Rohrkrepierer werden, wenn sie vor Ort nicht abspielbar sind oder kein Ton zu hören ist. Wollen Sie auf Multimedia setzen, sollten Sie auch immer einen Plan B haben.
Wichtig: Denken Sie auch an die Lesbarkeit Ihrer Folien für die Teilnehmer. Verwenden Sie daher eine ausreichend große Schrift (mindestens Schriftgröße 18), die vom Erscheinungsbild her leicht lesbar ist (z. B. Arial). Achten Sie auf eine dunkle Schriftfarbe und einen hellen Hintergrund. Farben sollten Sie in Ihrer Datenschutz-Präsentation sparsam einsetzen.
Außerdem: Testen Sie vorab die Farbwiedergabe, beispielsweise beim zum Einsatz kommenden Beamer. Stimmt dort die Farbwiedergabe nicht, kann Ihre tolle Präsentation ziemlich übel aussehen. Ähnlich verhält es sich mit einem Ausdruck bzw. einem Handout zu Ihrem Vortrag. Machen Sie die Probe aufs Exempel.
Datenschutz-Präsentation kritisch überprüfen und optimieren
Jeder, der viel schreibt, weiß: Irgendwann verliert man den Blick für Fehler. Egal, ob es um Rechtschreibung, Zeichensetzung, Zusammenhang oder Satzbau geht, man selbst sieht nicht mehr, was falsch ist. Umso wichtiger ist es, dass Sie ggf. eine andere Person bitten, sich Ihre Präsentation anzuschauen.
Wollen Sie dies nicht, sollten Sie die Präsentation einfach einmal beiseitelegen und etwas anderes machen oder eine Nacht darüber schlafen. Gehen Sie anschließend Ihre Präsentation erneut durch, werden Sie hier und da noch Optimierungsbedarf erkennen.
Sprechen Sie während Ihrer Datenschutz-Präsentation möglichst frei
Achten Sie darauf, dass Sie die Folieninhalte und damit Ihre Botschaft so aufbereiten, dass Sie sie schnell selbst erfassen und wiedergeben können. Haben Sie komplexe Sätze formuliert, die Sie selbst nur schwer vorlesen und verstehen können, ist es um den Inhalt schon geschehen. Er wird nie beim Publikum ankommen. Vermeiden Sie außerdem, dass Sie Folientext monoton predigen. Bauen Sie Pausen ein oder stellen Sie Fragen an Ihre Teilnehmer. Versuchen Sie, sich vom Folieninhalt zu lösen und diesen in freier Rede wiederzugeben.
Zu einer professionellen Datenschutz-Präsentation gehören auch Dinge wie ein passendes Outfit und eine gute Organisation. Damit Sie nichts vergessen, haben wir für Sie eine Checkliste für die Präsentation vor der Unternehmensleitung zum Download vorbereitet. Sie können die Checkliste für Ihre Datenschutz-Präsentation unter folgendem Link herunterladen: https://premium.vnr.de/datenschutz-aktuell-online
