Ihre Abwesenheit als Datenschutzbeauftragter birgt große Risiken. Um Datenschutzpannen zu vermeiden, müssen Sie Ihre Abwesenheit daher richtig vorbereiten.
Als Datenschutzbeauftragter besetzen Sie eine Schlüsselposition in Ihrem Unternehmen. Ihre Tätigkeit umfasst nicht nur die Implementierung eines Datenschutzmanagements, dass die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO gewährleistet, sondern auch die permanente Kontrolle der eingeführten Datenschutzrichtlinien.
Folglich stellt Ihre Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter nicht nur eine einzelne Maßnahme dar, sondern gleicht einem fortwährenden Prozess, der Ihre konstante Aufmerksamkeit erfordert. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, Ihre Abwesenheit richtig vorzubereiten.
Ihre Abwesenheit erfordert in jedem Fall eine frühe Vorbereitung
Als Datenschutzbeauftragte sind Sie dafür verantwortlich, dass alle Mitarbeiter auch während Ihrer Abwesenheit die Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung einhalten. Dafür sollten Sie bereits vor Ihrem Urlaub geeignete Maßnahmen treffen, um Ihr Unternehmen auf Ihre Abwesenheit vorzubereiten und Datenschutzpannen zu vermeiden. Daher empfiehlt es sich, möglichst früh mit den Vorbereitungen zu beginnen, um das Risiko offener Fragen, unwillkürlicher Missverständnisse und schwerwiegender Datenschutzverstöße zu minimieren.
Damit Sie alle notwendigen Maßnahmen, Regelungen sowie Abstimmungen mit der Geschäftsleistung vor Ihrer Abwesenheit ohne Zeitnot erledigen können, sollten Sie bereits 8 Wochen vor Ihrem Urlaub mit der Vorbereitung beginnen.
Wie Sie Ihre Abwesenheit als Datenschutzbeauftragter richtig vorbereiten
Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens trotz Ihres Urlaubes datenschutzkonform arbeiten, müssen Sie zunächst herausfinden, welche Probleme während Ihrer Abwesenheit auftreten könnten und in welchen Fällen Ihre Unterstützung notwendig wäre.
Damit Sie einen Überblick über die Regelungen bekommen, die Sie vor Ihrer Abwesenheit klären müssen, sollten Sie im ersten Schritt ein Brainstorming mit sich selbst betreiben. Dafür suchen Sie sich einen freien Termin, bringen sich ausreichend Zeit mit und achten darauf, nicht gestört zu werden. Anschließend sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Welche Projekte laufen auch während meiner Abwesenheit weiter?
- Welche neuen Projekte beginnen während meiner Abwesenheit?
- Welche Projekte enden in naher Zukunft?
- Welche Projekte und Pläne benötigen meine Unterstützung?
- Welche Abteilungen sollte ich von meiner Abwesenheit in Kenntnis setzen?
- Welche Aufgaben müssen noch vor meiner Abwesenheit erledigt werden?
- Welche Aufgaben können trotz meiner Abwesenheit nicht verschoben werden?
- Besteht die Möglichkeit auf einen Stellvertreter?
- Welche Aufgaben könnte mein Stellvertreter übernehmen?
- Welche Informationen und Hinweise muss ich meinem Stellvertreter geben?
Indem Sie sich selbst die aufgelisteten Fragen stellen, können Sie sich einen ersten Eindruck darüber machen, welche Maßnahmen und Abstimmungen Sie vor Ihrem Urlaub unbedingt in Angriff nehmen sollten.
Sobald Sie sich einen Überblick gemacht haben, können Sie eine konkrete Liste erstellen, auf der Sie alle anstehenden Aufgaben notieren und gegebenenfalls bei Erledigung abhaken können. Besonders hilfreich ist es, die erforderlichen Maßnahmen nicht nur einzeln aufzulisten, sondern in einem Zeitplan zu verankern. So schaffen Sie sich einerseits eine Orientierungshilfe, die Ihnen verdeutlicht, welche Aufgaben Sie bis wann erledigen müssen und andererseits stellen Sie sicher, dass Sie keine der anstehenden Aufgaben vergessen.
Ihr Zeitplan bis zum Urlaub – ein Musterbeispiel mit 14 Schritten
Ein gut aufgebauter Zeitplan sollte nicht nur Ihre anstehenden Aufgaben übersichtlich darstellen, sondern diese auch einer bestimmten Zeitspanne zuordnen. Damit Ihnen der Erstellung eines übersichtlich strukturierten Zeitplan leichter fällt, finden Sie im Folgenden ein Musterbeispiel mit 14 Schritten.
8 Wochen vor Ihrem Urlaub
Schritt 1: Welche Aufgaben fallen auch während Ihrer Abwesenheit an?
Klären Sie im ersten Schritt mit der Unternehmensleitung, welche Aufgaben auch während Ihrer Abwesenheit erfüllt werden müssen und keinen Aufschub erlauben.
Schritt 2: Reicht eine Urlaubsvertretung oder ist ein Stellvertreter erforderlich?
Im zweiten Schritt sollten Sie gemeinsam mit der Unternehmensleitung entscheiden, ob die anstehenden Aufgaben während Ihrer Abwesenheit einen Stellvertreter erfordern oder, ob eine Urlaubsvertretung ausreicht. Dafür sollten Sie die anfallenden Tätigkeiten in einem Gespräch mit der Unternehmensleitung näher erörtern und je nach Schwierigkeitsgrad der Aufgaben und dem dafür erforderlichen Kenntnisstand eine Entscheidung treffen.
Berücksichtigen Sie dabei den Aspekt, dass ein offizieller Vertreter eine große Unterstützung für das Unternehmen sein kann, falls Sie aufgrund einer Krankheit oder Fortbildung über einen längeren Zeitraum Ihre Funktion als Datenschutzbeauftragter nicht erfüllen können.
Schritt 3: Welche Voraussetzungen muss der Stellvertreter erfüllen?
Ist die Entscheidung gefallen, ob ein offizieller Stellvertreter ernannt oder eine Urlaubsvertretung eingesetzt wird, sollten Sie überprüfen, welche Vorkenntnisse beziehungsweise Voraussetzungen der stellvertretende Datenschutzbeauftragte mitbringen muss.
Schritt 4: Darf man Sie auch während Ihrer Abwesenheit kontaktieren?
Entscheiden Sie für sich selbst, in welchen Notfällen Sie auch während Ihres Urlaubes zur Verfügung stehen und teilen Sie diese definierten Fälle Ihrem Unternehmen mit.
Schritt 5: Wie können Mitarbeiter oder die Unternehmensleitung Sie während Ihrer Abwesenheit erreichen?
Besitzen Sie ein Diensthandy, sollten Sie diese Nummer allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Ist dies allerdings nicht der Fall, sind Sie nicht dazu verpflichtet Ihre privaten Kontaktdaten herauszugeben. Überlegen Sie sich gut, ob Sie Ihre private Telefonnummer angeben möchten oder vorerst auf Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse verweisen.
4 Wochen vor dem Urlaub
Schritt 6: Wer wird Ihr Stellvertreter?
Nach der Entscheidung, ob ein Stellvertreter eingesetzt werden soll, gilt es nun, den richtigen Mitarbeiter für diese Position zu finden. Überlegen Sie gemeinsam mit der Geschäftsleitung, wer sich für diese Stelle eignen würde und gehen Sie daraufhin auf den betreffenden Mitarbeiter zu.
Schritt 7: Welche Aufgaben soll der Stellvertreter konkret erledigen?
Haben Sie einen Stellvertreter gefunden, sollten Sie ihm die anstehenden Aufgaben eingehend erklären sowie offene Fragen beantworten. Besonders hilfreich ist es für den neu ernannten Stellvertreter, wenn Sie diesem eine Übersicht mit allen anfallenden Tätigkeiten erstellen, in der Sie ebenfalls festhalten, was der Stellvertreter wann und auch wie zu erledigen hat.
Schritt 8: Besitzt der Stellvertreter über die notwendigen Zugriffsrechte?
Damit Ihr Stellvertreter Ihre definierten Aufgaben auch umfassend erledigen kann, sollten Sie bereits vier Wochen vor Ihrem Urlaub abklären, welche Zugriffsrechte der Stellvertretende besitzt beziehungsweise noch benötigt. So haben Sie noch genügend Zeit, die erforderlichen Zugriffsrechte zu beantragen und sicherzustellen, dass diese rechtszeitig vor Ihrem Urlaub genehmigt werden.
2 Wochen vor Ihrem Urlaub
Schritt 9: Verfügt der Stellvertreter über einen ausreichenden Wissenstand rund um den Datenschutz?
Überprüfen Sie in einem Gespräch mit Ihrem Stellvertreter, über welchen Kenntnisstand dieser verfügt. Im Hinblick auf die anstehenden Aufgaben, sollten Sie Ihrem Vertreter weitere wichtige Hinweise und Informationen rund um den Datenschutz geben.
Schritt 10: Sind dem Stellvertreter seine Pflichten gegenüber Dritten klar?
Verdeutlichen Sie Ihrem Stellvertreter, dass der Datenschutzbeauftragter gewisse Pflichten gegenüber den Mitarbeitern sowie Dritten hat. Diese Pflicht umfasst ebenfalls den richtigen Umgang mit sensiblen Daten. Daher sollten Sie Ihren Stellvertreter sowohl über die Verschwiegenheitspflicht aufklären als auch für den Datenschutz sensibilisieren.
Schritt 11: Weiß der Vertreter, wie man mit Betroffenenanfragen richtig umgeht?
Damit Ihr Vertreter während Ihrer Abwesenheit keine voreiligen oder falschen Entscheidungen trifft, sollten Sie ihm die Vorgehensweise bei einer Betroffenenanfrage ausführlich erläutern. Sind Sie lediglich für eine kurze Zeitspanne abwesend, reicht es in den meisten Fällen aus, wenn Ihr Stellvertreter zunächst nur eine Eingangsbestätigung verschickt.
1 Woche vor Ihrem Urlaub
Schritt 12: Sind alle relevanten Stellen im Unternehmen von Ihrer Abwesenheit in Kenntnis gesetzt?
Damit sich das Unternehmen auf Ihre Abwesenheit einstellen kann, sollten Sie mindestens eine Woche vor Ihrem Urlaub die wichtigen Stellen darüber informieren. Diese Aufgabe müssen Sie allerdings nicht persönlich erledigen. Es reicht, wenn Sie die Information per Mail an alle Abteilungsleiter versenden.
Schritt 13: Funktionieren die Ihnen zur Verfügung stehenden Kommunikationsmittel?
Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen Sie in einem Notfall erreichen kann, sollten Sie die Kommunikationsmittel, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit zur Verfügung stehen, zum Beispiel in einem Test mit geschützten WLAN überprüfen.
2 Tage vor Ihrem Urlaub
Schritt 14: Ist Ihre Abwesenheitsnotiz aktualisiert und aktiviert?
Aktualisieren Sie gegebenenfalls Ihre Abwesenheitsnotiz und achten Sie darauf, dass diese auf Ihren benannten Stellvertreter hinweist. Im letzten Schritt sollten Sie diese noch aktivieren und können daraufhin mit Vorfreude sowie mit ruhigem Gewissen Ihrem anstehenden Urlaub entgegensehen.
